Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Christliche Gemeinde Issum e.V.
Mühlenstraße 10b
47661 Issum

Telefon: 02835 44213
E-Mail: info@christliche-gemeinde-issum.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder um deine Rechte auszuüben, schreib an datenschutz@christliche-gemeinde-issum.de oder an die Anschrift oben. Weitere Angaben zum Verein findest du im Impressum.

2. Was myCGI ist und wer Zugang hat

myCGI ist die interne Gemeindeverwaltung der Christlichen Gemeinde Issum. Darin verwalten wir Personen, Gruppen, Termine, Dienstpläne, Räume und Material, Lieder, ein Wiki und Nachrichten. myCGI ersetzt das bisherige System ChurchTools; die dort gespeicherten Daten wurden übernommen.

Zugang bekommen Mitglieder, Freunde und Mitarbeitende der Gemeinde, die das Admin-Team freischaltet. Was eine Person sieht und ändern darf, hängt von ihrer Rolle ab (siehe Abschnitt 5). Personen ohne Zugang (zum Beispiel Kinder oder Gäste) können trotzdem als Datensatz erfasst sein, etwa als Gruppenmitglied oder Angehörige.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Person und Nutzung verarbeitet myCGI die folgenden Daten:

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Rufname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsname und -ort, Nationalität, Familienstand, Hochzeitsdatum, Beruf.
• Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse.
• Gemeindedaten: Status (zum Beispiel Mitglied, Freund, Gast), Mitgliedschaft seit und bis, Austrittsgrund, Taufdatum und -ort, Herkunfts- und Zielgemeinde bei Wechseln, Beziehungen zu anderen Personen (zum Beispiel Familie), Zugehörigkeit zu Gruppen und deren Verlauf, Schlagworte.
• Dienste und Termine: Einteilungen in Dienstpläne, Zu- und Absagen, Abwesenheiten, Buchungen von Räumen und Material.
• Profilbild: wenn du oder das Admin-Team eines hochlädt. Ortsangaben und Kamerainformationen (EXIF) werden beim Hochladen entfernt.
• Interne Notizen: Freitext zu einer Person, den Mitarbeitende mit entsprechendem Recht anlegen (zum Beispiel Seelsorge- oder Organisationsvermerke), mit drei Vertraulichkeitsstufen.
• Inhalte, die du selbst erstellst: Nachrichten im Chat, Wiki-Seiten, Feedback an das Admin-Team, Kommentare zu Diensten und Buchungen.
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse des Zugangs, Zeitpunkt der Anmeldungen, eingerichtete Passkeys (öffentlicher Schlüssel und Gerätetyp), ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist (das Geheimnis dafür liegt verschlüsselt vor), Einstellungen zu Benachrichtigungen.
• Protokoll: Wer wann welche Änderung vorgenommen hat (zum Beispiel „Person bearbeitet“, „Buchung bestätigt“). Bei Anmeldungen zusätzlich IP-Adresse und Browser, die nach 90 Tagen wieder entfernt werden.
• Kopien versendeter E-Mails: myCGI speichert jede verschickte E-Mail 90 Tage im Postausgang, damit das Admin-Team Zustellprobleme nachvollziehen kann. Anmeldelinks und Einmalcodes sind in diesen Kopien unkenntlich gemacht.
• Push-Abonnements: wenn du Push-Benachrichtigungen aktivierst, die vom Browser vergebene Push-Adresse mit den zugehörigen Schlüsseln und die Gerätebezeichnung (siehe Abschnitt 7).

Weil myCGI die Verwaltung einer Religionsgemeinschaft ist, lässt sich aus der Erfassung einer Person auf ihre religiöse Zugehörigkeit schließen. Das ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO; die Rechtsgrundlage dafür steht in Abschnitt 4.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten für folgende Zwecke:

• Mitgliederverwaltung und Gemeindearbeit: Pflege der Mitglieder- und Kontaktdaten, Gruppen, Dienstpläne, Terminplanung, Raumbuchungen, Kommunikation innerhalb der Gemeinde. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO: Die Gemeinde verarbeitet als Religionsgemeinschaft ohne Gewinnerzielungsabsicht die Daten ihrer Mitglieder, ehemaligen Mitglieder und der Personen, die regelmäßig Kontakt zu ihr haben, im Rahmen ihrer satzungsgemäßen Arbeit. Diese Daten werden ohne Einwilligung nicht nach außen weitergegeben.
• Mitgliederverzeichnis: Mitglieder mit Zugang können eine Liste der Mitglieder mit Anschrift, Telefon, E-Mail und Geburtstag einsehen, um sich gegenseitig zu erreichen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Gemeinschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem jederzeit widersprechen: Unter Profil → Meine Daten entfernst du das Häkchen „Im Mitgliederverzeichnis anzeigen“, oder du sagst dem Admin-Team Bescheid. Du erscheinst dann in keiner Liste und keinem Export mehr.
• Profilbilder: Dein Profilbild zeigen wir nur innerhalb von myCGI. Ein Foto lädst du selbst hoch oder es wird mit deiner Einwilligung eingetragen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst es jederzeit im Profil entfernen.
• Benachrichtigungen: E-Mails zu Diensten, Buchungen und Gruppen sowie optionale Push-Benachrichtigungen gehören zur Nutzung von myCGI (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die meisten Arten kannst du unter Profil → Einstellungen abschalten; Anmeldelinks und Dienstanfragen kommen immer.
• Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Anmeldung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Protokoll und Begrenzung von Anmeldeversuchen dienen dem Schutz der Daten aller Mitglieder (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO).
• Interne Notizen: dienen der seelsorgerlichen und organisatorischen Begleitung durch Älteste und Leitende (Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO). Sie sind nur für den jeweils berechtigten Kreis sichtbar.

5. Wer deine Daten in myCGI sieht

Der Zugriff ist nach Rollen abgestuft; jede Anfrage prüft die Berechtigung serverseitig.

• Du selbst siehst und änderst deine eigenen Daten, deine Dienste und Abwesenheiten.
• Alle mit Zugang sehen Namen, Profilbilder und Gruppenzugehörigkeiten der Personen, mit denen sie in Gruppen, Diensten oder Nachrichten zu tun haben, sowie die Gemeindekalender.
• Mitglieder sehen zusätzlich das Mitgliederverzeichnis (Abschnitt 4) und die Geburtstagsliste – ohne die Personen, die widersprochen haben.
• Gruppenleiter sehen die Kontaktdaten der Mitglieder ihrer Gruppen; Dienstplaner die Personen ihrer Dienstgruppen.
• Älteste und das Admin-Team sehen alle Personendaten einschließlich der Gemeindedaten und der internen Notizen. Für diese Rollen ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung Pflicht.
• Nachrichten lesen nur die Teilnehmenden der jeweiligen Unterhaltung bzw. die aktiven Mitglieder der Gruppe. Auch Administratoren haben keinen Zugriff auf fremde Unterhaltungen.

Die aktuelle Rollenverteilung kann das Admin-Team jederzeit einsehen; alle Änderungen an Rollen werden protokolliert.

6. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Für den Betrieb von myCGI setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Mit ihnen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland; die Anbieter haben ihren Sitz in den USA, sodass ein Zugriff aus einem Drittland (zum Beispiel für Support) nicht ausgeschlossen ist. Die Übermittlung ist über das EU-US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 45 und 46 DSGVO) abgesichert.

• Vercel Inc. – Hosting der Anwendung und Dateiablage (Vercel Blob). Server in Frankfurt am Main (Region fra1); Anbieter mit Sitz in den USA. Datenschutzhinweise
• Neon Inc. – Datenbank (PostgreSQL). Server in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1); Anbieter mit Sitz in den USA. Datenschutzhinweise
• Resend Inc. – Versand der E-Mails (Anmeldelinks, Benachrichtigungen). Anbieter mit Sitz in den USA. Datenschutzhinweise
• Push-Dienste der Browser-Hersteller (Apple, Google, Mozilla) – nur wenn du Push-Benachrichtigungen aktivierst, siehe Abschnitt 7. Sie erhalten die Benachrichtigung verschlüsselt und können den Inhalt nicht lesen.

Eine Weitergabe an andere Dritte findet nicht statt, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Innerhalb der Gemeinde werden deine Daten nur den in Abschnitt 5 beschriebenen Personen angezeigt.

7. Cookies, lokale Speicherung und Push

myCGI nutzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Dienste zur Reichweitenmessung. Gesetzt werden nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 TDDDG):

• Sitzung: hält dich nach der Anmeldung angemeldet (30 Tage, bei Nutzung verlängert).
• Gerät merken: wenn du bei der Zwei-Faktor-Prüfung „Dieses Gerät 30 Tage merken“ wählst.
• Einstellungen: Darstellung (hell/dunkel) und Zustand der Seitenleiste, jeweils ein Jahr, ohne Personenbezug.

myCGI lässt sich als App auf dem Startbildschirm installieren. Dafür speichert der Browser Programmdateien und Schriften lokal; persönliche Daten (Seiten, Listen, Nachrichten) werden dabei nicht auf dem Gerät zwischengespeichert.

Push-Benachrichtigungen

Du kannst unter Profil → Einstellungen für jedes Gerät einzeln Push-Benachrichtigungen aktivieren, etwa für neue Nachrichten. Dein Browser erzeugt dafür eine Push-Adresse beim Push-Dienst seines Herstellers (Apple, Google oder Mozilla) und ein Schlüsselpaar; beides speichern wir mit deinem Zugang. Benachrichtigungen werden mit diesem Schlüssel verschlüsselt an den Push-Dienst übergeben; der Dienst sieht nur, dass eine Nachricht für dein Gerät vorliegt, nicht ihren Inhalt. Du kannst Push jederzeit in myCGI oder in den Einstellungen deines Geräts abschalten; die Push-Adresse wird dann gelöscht. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

8. Speicherdauer und Löschung

• Personendaten bleiben gespeichert, solange du Mitglied bist oder regelmäßig Kontakt zur Gemeinde hast. Nach einem Austritt oder auf deinen Wunsch wird dein Eintrag zunächst archiviert (er verschwindet aus allen Listen und Plänen) und anschließend endgültig gelöscht: Alle Kontakt-, Adress- und persönlichen Angaben, Notizen, Beziehungen, das Profilbild und der Zugang werden entfernt. Deine Einträge in vergangenen Dienstplänen, Gruppenlisten und Buchungen bleiben anonymisiert („Gelöschte Person“) erhalten, damit die Historie der Gemeinde stimmig bleibt.
• Zugang: wird mit der Person gelöscht oder auf Wunsch vorher deaktiviert. Abgelaufene Anmeldungen, Einmalcodes und „Gerät merken“-Einträge werden täglich automatisch entfernt.
• Protokoll: 2 Jahre; IP-Adresse und Browser einer Anmeldung nur 90 Tage.
• Kopien versendeter E-Mails: 90 Tage.
• Nachrichten: bleiben für die Teilnehmenden der Unterhaltung erhalten. Löschst du eine eigene Nachricht, wird ihr Text sofort entfernt. Nachrichten einer gelöschten Person bleiben als Teil der Unterhaltung der anderen ohne Namenszuordnung („Ehemaliger Zugang“) bestehen.
• Sicherungskopien der Datenbank werden vom Datenbankanbieter angelegt und nach kurzer Zeit automatisch überschrieben; gelöschte Daten können darin vorübergehend noch enthalten sein.

9. Deine Rechte

Du hast gegenüber der Gemeinde folgende Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) darüber, welche Daten wir über dich verarbeiten. Vieles davon siehst du direkt unter Profil.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Deine Kontaktdaten kannst du selbst im Profil ändern; alles andere korrigiert das Admin-Team auf Zuruf.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen, insbesondere gegen die Aufnahme ins Mitgliederverzeichnis (Abschnitt 4).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Wir stellen dir deine Daten auf Wunsch in einem gängigen Format bereit.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft, zum Beispiel für dein Profilbild oder Push-Benachrichtigungen.

Wende dich dafür an datenschutz@christliche-gemeinde-issum.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

10. Datensicherheit

Die Verbindung zu myCGI ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen zeitlich begrenzten Link an deine E-Mail-Adresse oder per Passkey; für Rollen mit Zugriff auf alle Personendaten ist ein zweiter Faktor Pflicht. Jede Anfrage prüft serverseitig, ob du die angefragten Daten sehen darfst. Änderungen werden protokolliert. Die Datenbank liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main und wird regelmäßig gesichert.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich myCGI oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung findest du immer unter dieser Adresse; über wesentliche Änderungen informieren wir dich in myCGI.